Pengertian SOP

SOP : Pengertian, Tujuan, Jenis, Fungsi, Prinsip, Manfaat dan Cara Membuat Terlengkap – Hallo para pencari ilmu, jumpa kembali dalam artikel di seputarilmu.com. Kali ini akan membahas mengenai SOP.

Ada yang sudah mengenal atau pernah mendengar mengenai istilah SOP? Simak penjelasan terlengkapnnya di bawah ini.

Pengertian SOP

SOP atau Standar Operasional Prosedur merupakan salah satu dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk mendapatkan hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

1. M. Budiharjo

SOP ialah suatu tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu yang bersifat rutin, tetap dan tidak berubah-ubah yang dibakukan kedalam sebuah dokumen tertulis.

2. Sailendra

SOP merupakan sebuah panduan kerja yang berguna untuk memastikan kegiatan operasional suatu organisasi atau perusahaan bisa berjalan dengan baik dan lancar.

3. Arini T Soemohadiwidjojo

SOP yaitu berbagai panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan konsisten, efektif, efisien, sistematis dan terkelola dengan baik.

Tujuan SOP

• Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau keadaan tertentu dan kemana petuas dan lingkungan dalam menjalankan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
• Dijadikan acuan dalam menjalankan aktivitas tertentu untuk sesama pekerja dan supervisor
• Agar terhindar dari kegagalan atau kesalahan dengan demikian bisa menghindari dan mengurangi suatu konflik, keraguan dan juga pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
• Adalah suatu parameter untuk menilai mutu pelayanan
• Untuk lebih sebagai penjamin pemakaian tenaga dan sumber daya yang efisien dan efektif
• Untuk sebagai penjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawahg dari petugas yang saling berhubungan
• Sebagai dokumen yang akan memperjelas dan menilai jalannya proses kerja jika terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga bersifat sebagai pelindung rumah sakit dan petugas
• Sebagai dokumen yang dipakai dalam pelatihan
• Sebagai dokumen sejarah jika sudah dibuat revisi SOP yang baru

Fungsi SOP

• Membantu untuk memudahkan pekerjaan para pegawai atau tim atau unit kerja
• Sebagai dasar hukum yang kuat bila terjadi penyimpangan
• Untuk memberikan pengetahuan mengenai hambatan-hambatan yang akan dan sedang dialami oleh pegawai
• Dapat memberikan arahan kepada para pegawai agar saling menjaga kedisiplinan dalam bekerja
• Sebagai pedoman dalam pelaksanaan kerja atau tugas

Prinsip – Prinsip SOP

1. Konsistensi

Karena tujuannya sebagai pedoman kerja, maka SOP harus dibuat dan dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu dan oleh siapapun dengan kondisi apapun.

2. Komitmen

SOP harus dipenuhi dan dilaksanakan dengan penuh komitmen, baik untuk pegawai maupun jajaran petinggi perusahaan.

3. Perbaikan Berkelanjutan

SOP tidak bersifat kaku dimana dalam pelaksanaannya SOP harus terbuka dengan penyempurnaan untuk membentuk prosedur yang lebih efektif dan efisien.

4. Mengikat

Meskipun SOP bersifat dinamis terhadap penyempurnaan, namun dalam praktiknya, SOP bersifat mengikat bagi siapapun.

Pekerjaan atau tugas harus diselesaikan sesuai dengan prosedur yang sudah tertulis dalam SOP.

5. Setiap Unsur Memiliki Peran Penting

SOP mengandung peran-peran penting setiap pegawai sehingga jika terdapat satu pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik maka dapat menganggu proses lainnya.

6. Terdokumentasi

Setiap prosedur yang tercantum di dalam SOP hendaknya dilakukan dokumentasi dengan baik sehingga dapat dijadikan referensi bagi anggota lain yang membutuhkan.

Jenis – Jenis SOP

1. Jenis SOP Berdasarkan Sifat Kegiatan

• SOP Teknis ialah salah satu prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan.
• SOP Administratif yaitu sebuah prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.

2. Jenis SOP Berdasarkan Cakupan dan Besaran Kegiatan

• SOP Mikro adalah berbagai bagian dari SOP (SOP makro) atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP makro yang lebih besar cakupannya.
• SOP Makro mencakup beberapa SOP mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP makro merupakan integrasi dari beberapa SOP mikro yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP tersebut.

3. Jenis SOP Berdasarkan Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

• SOP Final merupakan salah satu jenis SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya sudah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final.
• SOP Parsial yakni sebuah SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama paling akhir sehingga kegiatan ini masih mempunyai rangkaian kegiatan lanjutan yang mencerminkan produk utama akhir.

4. Jenis SOP Berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan

• SOP Generik (Umum) yaitu suatu SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang di SOP kan atau pun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.
• SOP Spesifik (Khusus) yakni sesuatu hal SOP berdasarkan sifat dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di SOP kan, tahapan kegiatan, aktor(pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan.

Manfaat SOP

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian.
• SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
• Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
• Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
• Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik.
• Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
• Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Cara Membuat SOP

1. Membuat Susunan Kerja

Minta pada seluruh manajer atau kepala bagian dalam perusahaan agar berbicara dengan bawahannya untuk menentukan hal-hal apa yang harus dibahas dalam SOP.

2. Merencanakan Alur Proses

Dengan cara menentukan format, menyetujui format dan membuat template, menetapkan alur proses, menentukan bagaimana SOP tersebut akan diakses.

3. Lakukan Wawancara

Lakukan wawancara terhadap karyawan untuk mengetahui apa saja aktivitas harian mereka dalam pekerjaan dan bagaimana mereka bekerja.

4. Tulis, Bahas & Sosialisasikan

Setelah melakukan wawancara dan memeriksa dokumen tata laksana kerja, maka perusahaan mulai bisa menulis SOP.

Membahas kembali dengan pihak-pihak terkait dan melihat apakah masih ada kesenjangan peraturan antara pihak pegawai dan perusahaan. Apabila sudah ada kesepakatan maka sudah bisa mulai disosialisasikan.

5. Adakan Pelatihan

Setelah disepakati dan disosialisasikan, maka perlu diadakan pelatihan agar SOP bisa berjalan dengan baik dan benar sesuai apa yang diharapkan.

6. Evaluasi

Setidaknya dalam jangka waktu setahun sekali, pihak perusahaan harus mengadakan evaluasi terhadap relevansi berjalannya SOP. Apakah ada hal yang harus ditambah atau dihilangkan.

Demikianlah penjelasan terlengkap mengenai √ SOP : Pengertian, Tujuan, Jenis, Fungsi, Prinsip, Manfaat dan Cara Membuat Terlengkap. Semoga bermanfaat dan bisa menambah ilmu pengetahuan bagi para pencari ilmu. Terima Kasih.

• √ 11 Pengertian Laba (Profit) Menurut Para Ahli Terlengkap
• √ 13 Pengertian Pelayanan Menurut Para Ahli Terlengkap
• √ 14 Pengertian Kekuasaan Menurut Para Ahli Terlengkap
• √ 16 Pengertian CRM Menurut Para Ahli Terlengkap
• √ 16 Pengertian Pengendalian Intern Menurut Para Ahli Terlengkap