√ Arsip : Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan, Peranan dan Karakteristik Terlengkap – Hallo para pencari ilmu, jumpa kembali dalam artikel di seputarilmu.com. Kali ini akan membahas mengenai Arsip.

Ada yang sudah mengenal atau pernah mendengar mengenai istilah Arsip? Simak penjelasan terlengkapnnya di bawah ini.

Table of Contents

Pengertian Arsip

Arsip merupakan salah satu catatan yang tertulis, tercetak atau ketika dalam bentuk huruf, angka maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy dan lain sebagainya.

Sifat dan Karakteristik Arsip

Autentik – Arsip berisi informasi yang sebenarnya yang meliputi informasi waktu dan tempat arsip dibuat/ diterima, tujuan kegiatan, serta bukti kebijakan dan organisasi yang membuat arsip tersebut.
Legal – Arsip merupakan proses dokumentasi yang mendukung tugas dan kegiatan serta berperan sebagai bahan bukti resmi dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
Unik – Setiap arsip memiliki kronologi dan tidak dibuat secara massal. Ketika arsip diduplikasi (tembusan), maka arsip tersebut bermakna berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
Terpercaya – Arsip dapat dipercaya dan digunakan sebagai bukti sahih dan bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

Unsur – Unsur Arsip

Berbentuk sebuah informasi yang terekam
Memiliki bentuk media yang nyata, artinya arsip tersebut dapat dilihat dan dibaca, diraba serta didengar.
Memiliki fungsi dan kegunaan. Arsip memili fungsi dan kegunaan dalam arti bahwa arsip tersbut dapat berupa bukti dengan sebuah legalitasi tertentu, yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen dalam birokrasi, pemerintahan dan bisnis.

Fungsi Arsip

Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan isi dokumen atau permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta memiliki keterkaitan dengan permasalahan baru.
Sebagai sumber informasi bagi pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi permasalahannya.
Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar pemikiran penelitian.
Sebagai alat bukti tertulis suatu hal
Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah.

Peranan Arsip

Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai sebuah naskah tertentu.
Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan pemimpin organisasi dalam mengambil keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi.
Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi.

Tujuan Kearsipan

Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.
Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat.
Menghemat waktu dan tenaga.
Menghemat tempat penyimpanan.
Menjaga rahasia arsip.
Menjaga kelestarian arsip.
Menyelamatkan pertanggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan.

Manfaat Arsip

Arsip Dinamis yaitu sesuatu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyusunan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
Arsip Statis ialah setiap arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok ataupun dalam penyelenggaraan kegiatan tatausahaan dan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Jenis – Jenis Arsip

1. Jenis Arsip Berdasarkan Subjek atau Isinya

Arsip Kepegawaian ialah contoh daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
Arsip Keuangan yaitu contoh laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian dan surat perintah bayar
Arsip Pemasaran yakni contoh surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan dan daftar harga.
Daftar Pendidikan merupakan contoh kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip mahasiswa.

2. Jenis Arsip Berdasarkan Bentuk dan Wujud Fisiknya

Surat – Contoh : naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat, berita acara, laporan dan tabel.
Pita rekaman
Mikrofilm
Disket
Compact disk
Flash disk

3. Jenis Arsip Berdasarkan Nilai Gunanya

Arsip Bernilai Informasi – Contoh pengumuman, pemberitahuan dan undangan
Arsip Bernilai Administrasi – Contoh ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja dan uraian tugas pegawai.
Arsip Bernilai Hukum – Contoh akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
Arsip Bernilai Sejarah – Contoh laporan tahunan, notulen rapat dan gambar foto dan peristiwa
Arsip Bernilai Ilmiah – Contoh hasil penelitian
Arsip Bernilai Keuangan – Contoh kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
Arsip Bernilai Pendidikan – Contoh karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran.

4. Jenis Arsip Berdasarkan Sifat Kepentingannya

Arsip Tak Berguna – Contohn surat undangan dan memo
Arsip Berguna – Contoh presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
Arsip Penting – Contoh surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas dan daftar gaji
Arsip Vital – Contoh akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan ijazah

5. Jenis Arsip Berdasarkan Fungsinya

Arsip Dinamis yaitu suatu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari
Arsip Statis ialah sebuah arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.

6. Jenis Arsip Berdasarkan Tempat atau Tingkat Pengolahannya

Arsip Pusat yakni salah satu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi.
Arsip Unit merupakan sebuah arsip yang berada di unit-unit organisasi.

7. Jenis Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya

Arsip Asli yaitu segala dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda tangan dan legalisasi asli atau dokumen utama.
Arsip Tembusan yakni sebuah dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses pembuatannya bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.
Arsip Salinan ialah salah satu dokumen yang yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.

8. Jenis Arsip Berdasarkan Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum

Arsip Autentik yaitu segala arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
Arsip Tidak Autentik ialah semua arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

Nilai Guna Arsip

1. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer merupakan salah satu arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut.

Jenis – Jenis Nilai Guna Primer

Nilai Guna Administrasi yaitu suatu arsip dijadikan sebagai kebijaksanaan serta prosedur persyaratan ketika mengadakan kegiatan. Hal ini hanya berlaku untuk organisasi pembuat arsipnya.
Nilai Guna Keuangan ialah sebuah arsip dapat dikatakan memiliki nilai guna keuangan apabila arsip tersebut mengandung segala transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
Nilai Guna Hukum yakni salah satu arsip yang memberikan segala informasi yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian dalam bidang hukum.
Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi merupakan segala arsip yang berisi data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian yang telah dilakukan.

2. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder yaitu sebuah arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh kegunaannya untuk kepentingan perusahaan ataupun umum dan berguna dalam menjadi bahan bukti dan pertanggungjawaban suatu kegiatan.

Jenis – Jenis Nilai Guna Sekunder

Nilai Guna Kebuktian – Arsip berfungsi untuk menunjukkan fakta dan keterangan yang bisa digunakan ketika menjelaskan perihal pendirian instansi, pengembangan serta fungsi dan tugasnya, dan bahkan menjelaskan hasil dari tugas dalam setiap kegiatan yang dilakukan.
Nilai Guna Informational – Suatu arsip yang berisi tentang segala macam kepentingan bagi penelitian dan sejarah.

Demikianlah penjelasan terlengkap mengenai √ Arsip : Pengertian, Jenis, Fungsi, Tujuan, Peranan dan Karakteristik Terlengkap. Semoga bermanfaat dan bisa menambah ilmu pengetahuan bagi para pencari ilmu. Terima Kasih.

Baca Juga Artikel :