SeputarIlmu.Com – Hallo para pencari ilmu, jumpa kembali dalam artikel di seputarilmu.com. Kali ini akan membahas mengenai Sekretaris. Ada yang sudah mengenal atau pernah mendengar mengenai istilah Sekretaris? Simak penjelasan terlengkapnnya di bawah ini.
Pengertian Sekretaris
Sekretaris merupakan seseorang karyawati yang membentu pimpinan perusahaan dalam kegiatan admistrasi maupun kegiatan operasional perusahaan secara pribadi dan rahasia.
Baca Juga : Pengertian Sekretaris Menurut Para Ahli
Fungsi Sekretaris
- Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan juga sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
- Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen, sebagai pusat dokumentasi dan menangani informasi untuk pimpinan.
- Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan menjadi jembatan penghubung.
Peran Sekretaris
1. Peran Terhadap Atasan
- Sebagai penentu kebijakan yang berdifat adil bagi pegawai, berkaitan dengan pengaturan posisi yang sesuai dengaan kehalian masing-masing
- Sebagai sumber yang dibutuhkan pimpinan dalam memenuhi tugas dan fungsinya
- Sebagai penerus keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas
- Sebagai alternatif pemikiran ide yang dikeluarkan pimpinan
- Sebagai faktir penunjang dalam keberhasilan suatu perusahaan atau organisasi dan cerminan pimpinan bagi bawahan.
2. Peran Terhadap Bawahan
- Sebagai sarana pemeri motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat bekerja dengan baik dan lancar sesuai tujuan yang diinginkan
- Memberikan rasa bangga terhadap bawahannya dalam melakukan pekerjaan perusahaan atau organisasi
- Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah yang dihadapi
- Mengadakan pendekatan pada bawahan agar mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan keinginan bawahan.
Baca Juga : Pengertian Administrasi
Tujuan Sekretaris
- Menjamin kelancaran kegiatan organisasi/perusahaan dan bertanggung jawab dalam aktivitas rutin dalam perusahaan/organisasi dan menyalurkan pengetahuan yang dimiliki.
- Sebagai acuan utama untuk membicarakan permasalahan terhadap pimpinan dalam meningkatkan tugas dan fungsi organisasi atau perusahaan.
- Membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama dalam kegiatan administrasi.
- Meningkatkan citra atasan.
- Memperlancar kegiatan ketatausahakan dikantor seperti mengetik, kompiter, kearsipan dan penggandaan dokumen yang diperlukan suatu perusahaan.
- Mempererat hubungan atasan dengan bawahan dalam hal komunikasi atau dengan kata lain sebagai media penghubung antara atasan dan bawahan dalam perusahaan.
- Media perekam, penyimpan, pengingat kegiatan atasan dalam bentuk penyusunan jadwal kerja harian dalam perusahaan/organisasi.
Baca Juga : Internet Marketing
Tugas Sekretaris
1. Tugas Rutin Sekretaris
- Membuka surat-surat.
- Menerima dikte pimpinan.
- Menerima tamu.
- Menerima telepon.
- Menyimpan arsip atau surat.
- Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan, dst.
2. Tugas Khusus Sekretaris
- Mengkonsep atas surat perjanjian kerjasama (relasi) dengan instansi dari luar.
- Penyusunan surat-surat rahasia (confidential).
- Penyusunan acara pertemuan bisnis.
- Membeli kado ataupun cindera mata, dsb.
3. Tugas Istimewa Sekretaris
- Pembetulan letak atau posisi alat tulis, dan beberapa perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
- Bertindak menjadi penghubung dalam meneruskan berbagai informasi pada relasi.
- Memberikan jadwal pengingat pada pimpinan untuk membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan ataupun dari suatu instansi.
- Mewakili seseorang pada saat menerima sumbangan dana atau juga keperluan kegiatan yang lainnya.
- Memeriksa hasil dari pengumpulan dana atau juga uang muka dari sebuah instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
- Menghadiri berbagai jenis rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan pada saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
- Melakukan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang seharusnya diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor, dsb.
4. Tugas Sosial Sekretaris
- Mengurusi perusahaan (rumah tangga)
- Mengatur berbagai dari penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya, dsb.
5. Tugas Keuangan Sekretaris
- Mengurusi berbagai urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya seperti penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, serta penarikan cek dll.
- Membayar rekening-rekening, pajak serta sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
- Menyimpan bermacam catatan pengeluaran sehari-hari untuk seorang pimpinan dan juga sebagai penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari, dll.
6. Tugas Sekretaris Sebagai Resepsionis
- Menerima dan juga menerima telepon serta mencatat pesan – pesan lewat telepon.
- Menerima beberapa tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
- Mencatat janji – janji untuk pimpinan.
- Menyusun schedule pimpinan sehari-hari.
7. Tugas Insidental Sekretaris
- Mempersiapkan laporan, agenda rapat, dan pidato/pernyataan pimpinan.
- Membuat ikhtisar berbagai berita dan juga karangan yang termuat pada surat kabar, brosur, majalah dan bermacam media lain, yang berkaitan dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
- Mengkoreksi bahan bahan cetakan, seperti: undangan, formulir, brosur dan daftar yang di konsep oleh perusahaan.
- Menjadi wakil pimpinan dalam berbagai macam pertemuan.
8. Tugas Sekretaris Dalam Business Meeting (Pertemuan Bisnis)
- Bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran dari kegiatan dalam organisasi sesuai pada progam yang dicanangkan.
- Sebagai Sumber informasi oleh pemimpin atau menjadi tempat untuk diajak berpendapat.
- Membantu tugas dari seorang pemimpin.
- Menjadi Media Penghubung antara pimpinan dengan bawahan.
- Menjadi media penghubung dengan organisasi lainnya.
- Menjadi media perekam, pengingat serta penyimpan suatu kegiatan organisasi.
Baca Juga : Teller Bank
Jenis-Jenis Sekretaris
1. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan yakni seseorang yang bertugas untuk membantu pimpinan untuk mengerjakan kantor secara rutin.
2. Sekretaris Organisasi
Seorang sekretaris organisasi dapat mengelola tugas yang diberikan oleh pimpinan. Sekretaris organisasi menjadi manajer dalam mengerjakan unit kerja pada bidang sekretaris.
3. Sekretaris Pribadi
Sekretaris pribadi yaitu seorang sekretaris yang mengelola tugas dari kantor untuk keperluan pribadi dari pimpinan.
Demikianlah penjelasan terlengkap mengenai Sekretaris Semoga bermanfaat dan bisa menambah ilmu pengetahuan bagi para pencari ilmu. Terima Kasih.
